หลักการพิจารณาเลือกเครื่องทำลายเอกสาร
หลักการพิจารณาเลือกเครื่องทำลายเอกสาร
1. ความจำเป็นในการใช้เครื่องใช้ทำลายเอกสาร โดยพิจารณาว่าหน่วยงานใดมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องทำลายเอกสารประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจำเป็นต้องใช้ ซึ่งจะทำให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการใช้เครื่องทำลายเอกสารประเภทนั้น ๆ
2. ลักษณะงาน คือการพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะการทำงานที่นำเครื่องทำลายเอกสารมาใช้ว่ามีประสิทธิภาพต่อ การทำงานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขึ้น สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มีความก้าวหน้ากับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง ตลอดเวลา
3. ความต้องการของบุคลากร การเปลี่ยนแปลงการทำงานภายในองค์กรจากการใช้แรงงานคนมาเป็นการใช้เครื่องจักรนั้น ย่อมก่อให้เกิดปัญหา คือ การลดจำนวนพนักงานลงทำให้เกิดการว่างงานซึ่งกระทบต่อความรู้สึกของบุคลากร เพื่อให้ปัญหา ความสัมพันธ์ระหว่างจำนวนพนักงานและการใช้เครื่องทำลายเอกสารหมดไป ผู้บริหารจะต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบว่ามี ความเหมาะสมหรือไม่ เพื่อให้เกิดความประหยัดค่าใช้จ่าย มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดียวกันจะต้อง ไม่เกิดความขัดแย้ง นอกจากนั้นควรคำนึงถึงปัญหาการฝึกอบรมให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องทำลายเอกสารประเภทต่าง ๆ และชี้แจงให้เห็นประโยชน์ของเครื่องใช้นั้น ๆ ว่าสามารถลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานในสภาพเดิมได้ และสามารถลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานรูปแบบเดิมได้ ทำให้พัฒนางานได้ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยี
4. ค่าใช้จ่าย การเลือกใช้เครื่องทำลายเอกสารแต่ละประเภท ย่อมทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งผู้บริหารจะต้อง พิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรือไม่กับผลผลิตจากการใช้เครื่องทำลายเอกสารเหล่านั้น ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้เครื่องทำลายเอกสารในปัจจุบัน
